Programski Centar Karlovac logo

PUTNI NALOZI
program za izradu putnih naloga i putnih računa

Putni nalozi
Osnovni podaci
Izvještaji
Rad s tablicama i podacima

UVOD U PUTNE NALOGE

Putni nalozi je program za jednostavnu i preglednu izradu putnih naloga i obračun putnih troškova. U programu je moguće definirati sve neophodne podatke za domaća i inozemna službena putovanja kao što su osnovni podaci putnog naloga, odobrene akontacije i ostvarene dnevnice te evidentirati troškove prijevoza i sve ostale putne troškove. Mnoge često korištene podatke o djelatnicima, svrhama puta, vrstama prijevoza ili predviđenim dnevnicama za pojedine države je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u putne naloge i putne račune unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom s liste. Na taj način je cijeli putni nalog i obračun putnih troškova moguće napraviti za svega minutu-dvije. Sve iznose akontacija, dnevnica, troškova prijevoza i ostalih vrsta troškova je moguće unositi u domaćoj ili u bilo kojoj stranoj valuti, a program izračun svih kunskih iznosa obavlja potpuno automatski u skladu sa zadanim trenutnim tečajem pojedine valute.

Program automatski izrađuje i preglednu evidenciju svih putnih naloga. U programu je za bilo koji željeni vremenski period moguće napraviti i razne korisne izvještaje o napravljenim putnim nalozima i obračunatim putnim troškovima te ih jednostavno kategorizirati prema djelatnicima ili načinima isplate. Podaci iz tako dobivenih izvještaja se mogu koristiti za prijenos podataka u druge evidencije u knjigovodstvu kao što je JOPPD obrazac ili drugi dijelovi knjigovodstva. Svi uneseni podaci ostaju pohranjeni, a svaki napravljeni putni nalog i putni račun je moguće jednim klikom miša ispisati na pisač ili uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte i poslati djelatniku, odgovornoj osobi ili bilo kome drugom.

Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:

Slika - Glavni dijalog programa Putni nalozi

To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Pritiskom na tipku Kraj se završava rad s programom. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.


PUTNI NALOZI I PUTNI RAČUNI

Ovo je centralni dio programa jer u njemu izrađujete sve putne naloge i pravite obračun putnih troškova nakon povratka s puta. Svaki pojedini putni nalog se izrađuje samo za jednog djelatnika kako je i predviđeno važećim propisima. Mnoge osnovne podatke koji će se često koristiti u programu kao što su podaci o djelatnicima, svrhama puta, predviđenim dnevnicama po pojedinim državama, vrstama prijevoza, načinima isplate i ostalom je moguće sistematizirati i onda u putne naloge unositi jednostavnim izborom s liste. Na taj način se cijeli proces izrade putnih naloga i obračuna putnih troškova bitno ubrzava. Sve odobrene akontacije i putne troškove je moguće definirati u kunama ili u bilo kojim stranim valutama. Obrazac za izradu putnih naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni nalozi

Obrazac je podijeljen na dva dijela odnosno dvije tablice. Gornji dio sadrži sve do tada napravljene putne naloge i njihove osnovne podatke kao što su broj ili oznaka putnog naloga, prezime, ime i radno mjesto djelatnika koji ide na put, predviđeni datum i vrijeme odlaska i povratka s puta, predviđeno trajanje puta te odredište, svrha i planirano prijevozno sredstvo na putu. Ako se ispostavi da je datum ili vrijeme povrataka s puta drugačije od predviđenog ono se može naknadno korigirati. Kao planirana vrsta prijevoza se može navesti ono prijevozno sredstvo koje se planira koristiti većim dijelom puta. Svaki putni nalog sadrži i ukupne iznose pojedinih dijelova putnih troškova kao što su ukupno primljene akontacije, ukupno obračunate dnevnice, ukupni troškovi prijevoza i ukupni ostali troškovi, no te podatke korisnik ne mora računati ručno već će to program izračunati i popuniti automatski na način kako će biti opisano kasnije.

Donja tablica sadrži sve podatke onog putnog naloga (putnog računa) koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Ti podaci obuhvaćaju podatke o primljenim akontacijama u domaćoj i stranim valutama, podatke o ostvarenim domaćim i inozemnim dnevnicama, podatke o troškovima prijevoza i sve ostale putne troškove kao što su troškovi smještaja i slično. Pojedini putni nalog se u gornjoj tablici odabire (označava) pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane, a odabrani putni nalog poprima plavu boju pozadine.

Novi putni nalog se unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi sa lijeve strane gornje tablice i u novounesenom putnom nalogu se popune predviđeni podaci. Mnoge češće korištene podatke kao što su Djelatnici, Svrhe puta i Vrste prijevoza je moguće unaprijed definirati u pripadajućim tablicama, pa ćete ih u putne naloge moći unositi jednostavnim izborom s liste i tako bitno ubrzati izradu svakog putnog naloga. Nakon unosa osnovnih podataka o putnom nalogu možete pritisnuti tipku Pohrani da bi on ostao pohranjen. Zatim taj novi putni nalog označite mišem (ako već nije označen) i možete početi unos podataka u donju tablicu. Donja tablica se sastoji iz nekoliko listova (stranica) na koje se upisuju predviđeni podaci. Pojedina stranica donje tablice se odabire pritiskom miša na naziv koji se nalazi iznad nje.

Prva od stranica donje tablice je Akontacije i u nju je prije polaska djelatnika na put potrebno unijeti iznose odobrenih akontacija (predujmova) za pokriće njegovih putnih troškova. Moguće je unositi iznose u domaćoj ili u bilo kojoj stranoj valuti. Da bi program mogao automatski izračunati i iznos u kunama potrebno je da u tablici Valute vodite trenutno aktualni tečaj (obično srednji) pojedinih valuta, pa će program taj podatak ovdje unijeti automatski nakon samog izbora valute pojedine akontacije. Novi zapis se u donju tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane donje tablice. Jedan primjer lista Akontacije je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni nalog - Akontacije

I to su svi podaci koje je bilo potrebno unijeti prije polaska djelatnika na put. Ostale podatke kao što su ostvarene dnevnice, troškovi prijevoza i ostali troškovi će biti potrebno unijeti nakon povratka s puta. U ovom trenutku možete pritisnuti i tipku Obračunaj putne troškove da bi program automatski izračunao ukupni kunski iznos odobrene akontacije i taj podatak unio u gornju tablicu u polje Akontacije. Nakon toga je napravljeni putni nalog potrebno ispisati na pisač korištenjem tipke Ispis putnog naloga. Jedan primjer ispisa napravljenog putnog naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Ispis putnog naloga

Na dnu putnog naloga ispod svih podataka će se pojaviti podnožje koje ste definirali u dijelu programa Podnožje putnih naloga. Ono će obično sadržavati neki uobičajeni komentar ili opasku u vezi obavljanja službenog puta, osigurati mjesta za potpise odgovornih osoba i slično.

Nakon povratka djelatnika sa službenog puta potrebno je njegov putni nalog dopuniti podacima o ostvarenim dnevnicama tijekom službenog putovanja, troškovima prijevoza i svim ostalim putnim troškovima. Jednostavno u gornjoj tablici pronađite i odaberite (označite) putni nalog tog djelatnika za određeno putovanje i možete nastaviti unos podataka u donju tablicu na isti način kako je to već bilo opisano za list Akontacije.

Na stranicu Dnevnice unosite potrebne podatke o ostvarenim dnevnicama tijekom službenog putovanja. Moguće je unijeti više država i ostvarenog broja dnevnica. Zakonski propisane dnevnice za neke države i pripadajuće valute dnevnica su već unesene u tablicu Države i dnevnice, no taj popis je u svakom trenutku moguće promijeniti i nadopuniti. Nakon odabira pojedine države s liste (stupac Država) program će automatski popuniti iznos predviđene dnevnice za jedan dan (stupac Dnevnica) te pripadajuću valutu dnevnice i trenutno važeći tečaj valute. Korisnik treba samo definirati ostvareni broj dnevnica u stupcu Broj dnevnica i eventualno postotak umanjenja predviđene dnevnice ukoliko je na putu osigurana prehrana, ako se koristi smještaj u obliku punog pansiona ili polupansiona i u sličnim slučajevima. Isti postupak unosa se ponavlja i za svaku sljedeću državu. Polja Iznos i Iznos (kn) nije potrebno popunjavati ručno jer će njih program izračunati i popuniti automatski nakon pritiska tipke Obračunaj putne troškove na način kako će biti opisano kasnije. Jedan primjer stranice Dnevnice je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni nalog - Dnevnice

Sljedeća stranica je Troškovi prijevoza. Ovdje unosite sve troškove prijevoza koje je djelatnik imao tijekom službenog puta. Za svaki trošak prijevoza je potrebno navesti relaciju na koju se odnosi, korištenu vrstu prijevoza te iznos troška i valutu. Ukoliko se radi o korištenju privatnog automobila u službene svrhe tada je potrebno navesti i početno i završno stanje brojača kilometar sata, a program će prijeđeni broj kilometara izračunati automatski. Pojedine često korištene relacije možete definirati u tablici Relacije, pa ih ovdje unositi jednostavnim izborom s liste čime ćete ubrzati unos podataka. Pojedine često korištene vrste prijevoza možete također unaprijed definirati u tablici Vrste prijevoza, pa ih ovdje odabirati s liste. U stupac Iznos je potrebno unijeti iznos pojedinog troška prijevoza, a koji može biti u domaćoj ili u nekoj od stranih valuta. Troškove korištenja privatnog automobila u službene svrhe obračunavate po broju prijeđenih kilometara koji množite s 2 kn. Podatak u stupcu Iznos (kn) nije potrebno popunjavati jer će njega program popuniti automatski. Jedan primjer stranice Troškovi prijevoza je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni nalog - Troškovi prijevoza

Na sljedeću stranicu donje tablice pod nazivom Ostali troškovi je potrebno unijeti sve ostale troškove koji su se pojavili tijekom službenog putovanja. Prvenstveno se to odnosi na troškove smještaja. Ukoliko je smještaj uključivao i određene obroke prehrane kao u slučaju punog pansiona ili polupansiona tada će vjerojatno biti potrebno dnevnicu smanjiti za određeni postotak. Pojedine često korištene vrste ostalih troškova je moguće definirati u pomoćnoj tablici Vrste ostalih putnih troškova, pa ih ovdje odabirati s liste. Za svaki trošak je potrebno definirati njegov iznos (stupac Iznos) i valutu (stupac Valuta). Jedan primjer stranice Ostali troškovi je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni nalog - Ostali troškovi

Za sve pojedine vrste putnih troškova unesene na prethodno opisane tri stranice je u zadnjem stupcu pod nazivom Način isplate potrebno definirati onaj način isplate koji je bio korišten prilikom podmirivanja određene vrste troška. Isplate putnih troškova je djelatniku moguće isplatiti npr. u gotovini ili na tekući račun, a moguće je i da poslodavac direktno sa svog poslovnog računa hotelu ili aviokompaniji podmiri troškove hotela ili zrakoplovne karte. Bez obzira o kojoj vrsti isplate se radi potrebno ju je navesti u obračunu putnih troškova.

Na zadnji list donje tablice pod nazivom Napomena je moguće unijeti bilo koju napomenu, tekst ili komentar koji se odnosi na obračun putnih troškova. Na primjer, za korištenje privatnog vozila u službene svrhe je moguće navesti da je trošak obračunat po 2kn/km.

Time je unos putnih troškova u putni nalog (putni račun) završen. Sada je potrebno pritisnuti tipku Obračunaj putne troškove. Program će tada izračunati sve nepoznate iznose putnih troškova i pripadajuće kunske iznose i te podatke unijeti u predviđene stupce u donjoj tablici. Također će biti izračunati i ukupni iznosi pojedinih vrsta troškova (dnevnica, troškova prijevoza, ostalih troškova) i ti ukupni iznosi će biti uneseni u gornju tablicu u za to predviđena polja za pojedini putni nalog. Bit će izračunat i ukupni iznos putnih troškova cijelog službenog putovanja te iznos koji djelatniku treba biti isplaćen na ime putnih troškova ako je primljena akontacija bila manja od ukupnog iznosa putnih troškova ili iznos koji djelatnik treba vratiti ako je iznos primljene akontacije bio veći od ukupnog iznosa putnih troškova. Na kraju je potrebno pritisnuti tipku Pohrani da bi sve napravljene promjene u putnom nalogu (putnom računu) bile pohranjene. Primjer izračunatih ukupnih iznosa pojedinih putnih naloga u gornjoj tablici je vidljiv i na sljedećoj slici:

Slika - Putni nalozi - Obračun putnih troškova

Konačni putni nalog (putni račun) sa svim unesenim podacima je moguće ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis putnog računa. Program će tada ispisati sve osnovne podatke putnog naloga, ali i sve unesene putne troškove putnog računa. Na dnu ispod svih podataka će biti uneseno podnožje koje ste definirali u dijelu programa Podnožje putnih računa. Primjer ispisa cijelog putnog računa s uključenim svim obračunatim putnim troškovima je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Ispis putnog računa

Više detalja o samom unosu podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete vidjeti u dijelu programa Rad s tablicama i podacima.


EVIDENCIJA PUTNIH NALOGA

U ovom dijelu programa je moguće dobiti pregled svih napravljenih putnih naloga uključujući njihove osnovne podatke i pripadajuće odbračunate putne troškove. Ovdje nije potrebno unositi nikakve nove podatke već se cijela knjiga putnih naloga formira automatski na osnovu već unesenih podataka o putnim nalozima u evidenciji Putni nalozi. Jedan primjer knjige putnih naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Evidencija putnih naloga

Cijelu evidenciju putnih naloga je moguće ispisati na pisač jednostavnim pritiskom na tipku Ispis. Jedan primjer ispisa evidencije putnih naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Ispis evidencije putnih naloga


PODNOŽJE PUTNIH NALOGA

U ovom dijelu programa možete definirati podnožje putnih naloga koje će biti uneseno na dno pojedinog putnog naloga ispod svih podataka prilikom njegova ispisa na pisač nakon pritiska tipke Ispis putnog naloga. Tekst podnožja će obično sadržavati neku uobičajenu opasku u vezi obavljanja službenog putovanja, naredbu nalogodavca, osigurati mjesta za potpise odgovornih osoba i slično. Svaki redak teksta koji ovdje definirate će se i na ispisu putnog naloga pojaviti kao jedan redak teksta. Moguće je koristiti i prazne retke. Jedan primjer definiranog podnožja putnog naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Podnožje za putne naloge


PODNOŽJE PUTNIH RAČUNA

Na identičan način kao i podnožje putnih naloga se definira i podnožje putnog računa. Razlika je u tome što će se podnožje putnog računa pojaviti na dnu putnog računa prilikom njegova ispisa na pisač nakon pritiska tipke Ispis putnog računa. Putni račun se izrađuje nakon povratka sa službenog putovanja i sadrži sve obračunate putne troškove. Dakle, putni račun je u stvari putni nalog proširen s ispisom obračunatih putnih troškova. Jedan primjer definiranog podnožja putnog računa je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Podnožje za putne račune


PUTNI TROŠKOVI PO DJELATNICIMA

Namjena ovog izvještaja je pregledan prikaz pojedinih vrsta putnih troškova (dnevnice, prijevoz, ostali troškovi) i ukupnog iznosa za svakog pojedinog djelatnika u bilo kojem zadanom vremenskom periodu. Izvještaj se izađuje na osnovu podataka unesenih u putne naloge tj. putne račune. Sintetizirane podatke iz ovog izvještaja je po potrebi moguće koristiti za prijenos u neke druge dijelove knjigovodstva. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni troškovi po djelatnicima


PUTNI TROŠKOVI PO NAČINIMA ISPLATE

U ovom izvještaju su za bilo koji željeni vremenski period pregledno prikazani podaci o ukupnim troškovima pojedinih djelatnika dodatno grupirani i prema pojedinom načinu isplate. Izvještaj se izrađuje na osnovu podataka već unesenih u putne naloge tj. putne račune. Može se koristiti za prijenos podataka u JOPPD obrazac gdje je sve isplate djelatnicima u svrhu službenog puta potrebno raščlaniti na pojedine vrste isplate te prema postojećem šifrarniku Načini isplate pripadajuće šifre i ukupne iznose putnih troškova unijeti u predviđena polja JOPPD obrasca. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni troškovi po načinima isplate


NAČINI ISPLATE UKUPNO

U ovom izvještaju je moguće dobiti pregled ukupnih putnih troškova u određenom vremenskom periodu grupirane prema pojedinom načinu isplate. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni nalozi - Načini isplate ukupno


KARTICE DJELATNIKA

U ovom izvještaju je moguće dobiti popis svih putnih naloga (putnih računa) po pojedinom djelatniku. Rad sa samim izvještajem je relativno jednostavan. U gornjoj tablici se nalazi popis svih djelatnika koji su obavili barem jedno službeno putovanje. Odabirom nekog djelatnika u gornjoj tablici, u donjoj tablici će se prikazati popis svih njegovih putnih naloga i računa. Kartica putnih naloga svakog pojedinog djelatnika se može ispisati pritiskom na tipku Ispis kartice. Jedan primjer kartica djelatnika je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Putni nalozi - Kartice djelatnika


DJELATNICI

U ovoj tablici definirate osnovne podatke o pojedinim djelatnicima. Ovdje uneseni podaci se onda koriste za brže i jednostavnije popunjavanje podataka u drugim dijelovima programa. Ovdje uneseni djelatnici će se pojaviti u listi sa koje je djelatnika moguće odabrati jednostavnim klikom miša bez potrebe za ručnim unosom podataka. Obavezno je definirati barem prezime i ime pojedinog djelatnika, a ostali podaci su opcionalni. Jedan primjer evidencije djelatnika je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Djelatnici


SVRHE PUTA

Ovdje možete definirati neke često korištene svrhe puta i tako ih sistematizirati i omogućiti njihov brži i jednostavniji unos u putni nalog bez potrebe da se taj podatak u putne naloge uvijek iznova ukucava ručno. Jedan primjer je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Svrhe puta


DRŽAVE I DNEVNICE

Ovaj dio programa sadrži popis država i pripadajući iznos dnevnice za svaku od njih. U unaprijed napravljenom popisu se nalaze podaci za neke države, a popis je u svakom trenutku moguće nadopuniti i s novim državama. Ovdje definirani podaci se koriste za brže i jednostavnije popunjavanje podataka o ostvarenim dnevnicama u putnim nalozima (računima). Za svaku državu je potrebno unijeti njen naziv, iznos dnevnice i valutu. Jedan primjer ove pomoćne tablice je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Države i dnevnice


RELACIJE

Ovdje možete definirati neke često korištene relacije službenog puta, pa ih onda u putne naloge (račune) na list Troškovi prijevoza unositi jednostavnim izborom s liste. Jedan primjer definiranih često korištenih relacija službenih putovanja je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Relacije


VRSTE PRIJEVOZA

U ovoj pomoćnoj tablici je moguće definirati sve često korištene vrste prijevoza bez obzira da li se radi o raznim oblicima javnog prijevoza (avion, vlak, autobus) ili o službenim i privatnim vozilima. Podaci koje za pojedinu vrstu prijevoza možete definirati nisu ničim ograničeni, pa možete definirati i razred (klasu) pojedinog prijevoznog sredstva, a za službena i privatna vozila možete definirati i njihov registarski broj i marku vozila. Namjena ove evidencije je da se uobičajeno korištene vrste prijevoza sistematiziraju i u putne naloge unose jednostavnim izborom s liste, a ne da se uvijek iznova ukucavaju ručno. Popis je moguće u svakom trenutku promijeniti i nadopuniti novim vrstama prijevoza. Jedan primjer definiranih uobičajeno korištenih vrsta prijevoza je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Vrste prijevoza


VRSTE OSTALIH PUTNIH TROŠKOVA

U ovoj tablici je moguće definirati sve ostale vrste troškova koji se mogu pojaviti tijekom službenog putovanja, a koji nisu dnevnice ni troškovi prijevoza i koji se definiraju posebno. Ovi troškovi se prvenstveno odnose na razne vrste hotelskog ili privatnog smještaja. Ovdje je potrebno definirati i sve druge vrste mogućih putnih troškova koji će se koristiti u obračunu putnih troškova u putnim nalozima (računima). Jedan primjer definiranih raznih vrsta ostalih putnih troškova je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Vrste ostalih putnih troškova


VALUTE

Ovdje je potrebno definirati popis svih novčanih valuta koje se uobičajeno koriste u putnim nalozima i putnim računima za obračun akontacija, dnevnica, troškova prijevoza i svih ostalih putnih troškova. Za svaku navedenu valutu je potrebno ažurno voditi i njen trenutni tečaj (obično srednji) jer će se on u putnim nalozima koristiti za izračun pripadajućih kunskih iznosa ukoliko su odobrene akontacije ili putni troškovi bili u nekoj od stranih valuta. Jedan primjer popisa valuta i pripadajućeg trenutnog tečaja je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Valute


NAČINI ISPLATE

U ovoj tablici su definirani pojedini mogući načini isplate djelatnicima. Ovaj šifrarnik je trenutno usklađen s važećim propisima i nije ga potrebno mijenjati. Namjena ove tablice je sistematizacija mogućih vrijednosti za brže popunjavanje stupca Način isplate u drugim dijelovima programa kao što su putni nalozi i putni računi. Jedan primjer ovog šifrarnika je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Načini isplate


RAD S TABLICAMA I PODACIMA

Dodavanje zapisa

Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.

Umetanje zapisa

U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.

Brisanje zapisa

Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.

Unos i izmjena podataka

Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.

U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.

Redanje zapisa

Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.

Označavanje zapisa

Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.

Pretraga podataka

Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.

Ispis podataka

Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.

Pohrana podataka

Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.

"Backup" podataka

S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.

Pravilan unos brojeva

Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.

Pravilan unos datuma

U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2019. je potrebno unijeti kao 2019-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.

Pravilan unos vremena

U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).


U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo128.bmp" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.

Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo128.bmp" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.


© Programski Centar Karlovac