Programski Centar Karlovac logo

SERVIS
program za vođenje servisa

Radni nalozi
Osnovni podaci
Izvještaji
Rad s tablicama i podacima

UVOD U SERVIS

Servis je program za vođenje svih vrsta servisnih radionica te jednostavno evidentiranje svih obavljenih usluga i radova te cjelokupnog utrošenog materijala, rezervnih dijelova i ostalih proizvoda. Evidentiranje zaprimanja uređaja i obavljanje radova se odvija kroz sistem radnih naloga u kojima se definiraju osnovni podaci o radnom nalogu i uređaju koji se zaprima u servis te podaci o obavljenim uslugama, radovima, utrošenom materijalu, proizvodima i rezervnim dijelovima. Proces izrade i popunjavanja radnih naloga je vrlo jednostavan i brz, jer program omogućuje da se jednom definirani podaci o osnovnim uslugama i radovima te proizvodima, materijalu i rezervnim dijelovima u radne naloge unose jednostavnim izborom s liste. Na taj način se u potpunosti izbjegava opetovani ručni unos često korištenih podataka. Za sav materijal, rezervne dijelove, usluge i radove je moguće definirati i njihovu cijenu i jednostavno izračunati ukupnu cijenu popravka koja se prije početka obavljanja radova može predočiti kupcu na uvid i suglasnost.

Svaki proizvod, materijal, rezervni dio, uslugu i rad je moguće definirati prema nazivu ili prema šifri (kataloškom broju), kako god je kojem korisniku praktičnije u poslovanju. Za svaki proizvod, materijal ili rezervni dio je moguće unijeti i njegovu sliku. Ukoliko koristite i naš program za izradu računa tada je svaki radni nalog moguće jednim klikom miša prenijeti u račune, tamo definirati željeni broj računa i način plaćanja i račun za pruženu uslugu servisa možete ispostaviti kupcu. Ukoliko koristite naš program za vođenje skladišta tada je sve utrošene proizvode, materijal i rezervne dijelove lako moguće razdužiti sa skladišta. U programu je moguće napraviti i razne izvještaje o napravljenim radnim nalozima i na taj način ih detaljnije analizirati. Svi podaci uneseni u program ostaju pohranjeni, a moguće ih je u svakom trenutku pregledati, promijeniti, nadopuniti, ispisati na pisač, uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte ili prenijeti u neki Word ili Excel dokument.

Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:

Slika - Glavni dijalog programa Servis

To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Pritiskom na tipku Kraj se završava rad s programom. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.


SERVIS - RADNI NALOZI

U ovom dijelu programa se izrađuju radni nalozi servisa te evidentiraju osnovni podaci o zaprimljenom uređaju, svi obavljeni popravci, usluge i radovi te sav utrošeni materijal, rezervni dijelovi i ostali proizvodi uključeni u popravak uređaja. Radni nalozi se izrađuju na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:

Slika - Servis - Radni nalozi

Evidencija radnih naloga je podijeljena na dvije tablice (gornju i donju). U gornju tablicu unosite osnovne podatke o radnom nalogu kao što su njegov broj, datum otvaranja, datum zatvaranja, podatke poslovnog partnera (kupca, korisnika usluge servisa) ako su poznati, naziv uređaja koji se popravlja te prezime i ime servisera koji obavlja popravak. Kao naziv uređaja možete unijeti bilo koji podatak o uređaju, a što može biti njegov naziv, serijski broj, registracijski broj ili bilo koji drugi podatak, a možete te podatke i kombinirati. Radi bržeg popunjavanja polja Partner i Serviser možete u tablici partnera i tablici servisera unaprijed definirati pojedine poslovne partnere i servisere, pa ćete ih u radne naloge moći unositi jednostavnim izborom s liste. U polja Vrijednost, PDV i Iznos ne morate unositi nikakve podatke jer će ih program popuniti automatski na način kako će biti opisano u nastavku.

U donju tablicu koja se sastoji iz nekoliko listova ili stranica se unose ostali podaci radnog naloga kao što su osnovni podaci o uređaju koji popravljate, sve obavljene usluge i radovi te sav utrošeni materijal, rezervni dijelovi i ostali proizvodi. Moguće je također unijeti i neku željenu napomenu u vezi radnog naloga ili samog popravka uređaja. Ovdje je važno napomenuti da se podaci koji su u određenom trenutku prikazani u donjoj tablici odnose isključivo na onaj radni nalog koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Označeni radni nalog ima plavu boju pozadine, a označuje se jednostavnim pritiskom lijeve tipke miša na zaglavlje s njegove lijeve strane.

Pojedini list (stranica) donje tablice se odabire pritiskom miša na naziv koji se nalazi iznad njega. Prvi list donje tablice je Podaci o uređaju i u njemu možete evidentirati bilo koje željene osnovne podatke o uređaju. Ovaj dio radnog naloga će biti različit za različite vrste servisa. Na primjer, auto servisi će ovdje unositi željene osnovne podatke o vozilima, elektro servisi željene podatke o električnim uređajima itd. Ove podatke svatko može prilagoditi prirodi svog poslovanja. Pojedine nazive osnovnih podataka o uređaju možete definirati u tablici Vrste podataka o uređaju i onda ih u radne naloge unositi jednostavnim izborom s liste. Kod unosa novog radnog naloga, program će u njega automatski unijeti popis osnovnih podataka o uređajima koji imate definiran u tablici Vrste podataka o uređaju i onda ćete samo unijeti njihove vrijednosti. Jedan primjer stranice Podaci o uređaju je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Servis - Radni nalog - Podaci o uređaju

Sljedeći list donje tablice je Proizvodi, materijal i u njega unosite sve utrošene proizvode, materijal i ugrađene rezervne dijelove. Svaki proizvod se može unositi preko njegovog naziva ili preko šifre. Poželjno je da pojedini proizvodi, materijal i rezervni dijelovi budu najprije evidentirani u tablici Proizvodi, materijal, pa će se njihov unos u sve radne naloge moći obavljati jednostavnim izborom s liste, pri čemu će program automatski unijeti i podatke koje ste unaprijed definirali kao što su jedinica mjere, stopa PDV-a i cijena, pa te podatke nećete morati unositi ručno. Nakon unosa pojedinog proizvoda, materijala ili rezervnog dijela potrebno je popuniti još samo polje Količina. Jedan primjer lista Proizvodi, materijal je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Servis - Radni nalog - Proizvodi, materijal

Sljedeći list je Usluge, radovi. Na ovaj list unosite sve obavljene pojedinačne usluge servisa i sve obavljene radove na popravku uređaja. Usluge i radove je također moguće unositi preko njihovog naziva ili šifre. Pojedine usluge i radove je poželjno najprije evidentirati u tablici Usluge, radovi jer ćete ih onda u radne naloge moći unositi jednostavnim izborom s liste. Za svaku unesenu uslugu i obavljeni rad je potrebno popuniti još samo polje Količina. Jedan primjer lista Usluge, radovi je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Servis - Radni nalog - Usluge, radovi

Na zadnji list donje tablice pod nazivom Napomena je moguće unijeti bilo koju proizvoljnu napomenu ili komentar u vezi obavljanja radnog naloga, radnih zadataka, načina izvođenja popravaka i slično.

Tijek unosa jednog novog radnog naloga bi mogao biti slijedeći: Najprije u gornju tablicu unesete jedan novi radni nalog pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane gornje tablice, a u novounesenom nalogu (gornja tablica) popunite predviđena polja. U polje Datum zatvaranja na početku ne upisujete nikakav podatak, već u njega unosite datum završetka popravka, tj. datum kada su svi radni zadaci predviđeni radnim nalogom obavljeni i time radni nalog zatvoren. Nakon što ste unijeli podatke o radnom nalogu u gornju tablicu, već sada možete pritisnuti i tipku Pohrani da bi taj novi radni nalog ostao evidentiran. Zatim taj novi radni nalog označite (ako već nije označen) pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane. Sada možete početi unos u donju tablicu na pojedine listove radnog naloga. Pojedini listovi donje tablice se mijenjaju pritiskom miša na naziv lista koji se nalazi iznad njega, a novi zapisi se na pojedine listove dodaju pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane svakog lista donje tablice. Jedino u list Napomena ne unosite zapise već upisujete tekst u slobodnom formatu. S vremena na vrijeme možete pritisnuti i tipku Pohrani da promjene ostanu zapamćene.

Nakon što ste u radni nalog unijeli sve željene podatke možete pritisnuti tipku Izračunaj ukupne iznose. Program će tada automatski izračunati iznose svih obavljenih usluga i radova te svih utrošenih proizvoda, rezervnih dijelova i materijala kao i ukupni iznos cijelog popravka i to upisati u polja Vrijednost, PDV i Iznos u donjoj i gornjoj tablici. Izračunati iznosi i ukupni iznos mogu za vas biti i samo orijentacioni tako da bi mogli znati koliko će neki popravak koštati i taj podatak predočiti kupcu prije početka obavljanja radova. Ukoliko pri evidentiranju obavljenih popravaka ne želite koristiti podatke o cijenama pojedinih proizvoda i usluga, niti želite izračunavati iznos popravka, jednostavno te podatke ne morate niti koristiti, već polje Cijena možete svagdje ostavljati praznim. Nakon što ste izračunali iznos popravka možete i te promjene pohraniti pritiskom na tipku Pohrani.

Napravljeni radni nalog možete ispisati na pisač jednostavnim pritiskom na tipku Ispis radnog naloga. Program će tada automatski formirati pregled ispisa i to prikazati. Taj pregled ispisa možete onda ispisati na pisač ili kao privitak uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte. Jedan primjer ispisa radnog naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Servis - Ispis radnog naloga

Ukoliko koristite i naš program za izradu računa tada bilo koji željeni radni nalog možete jednostavno prenijeti u račune, tamo unijeti broj računa i način plaćanja i imati gotov račun koji možete ispostaviti poslovnom partneru ili kupcu. Cijeli postupak se sastoji u tome da u gornjoj tablici mišem jednostavno odaberete onaj radni nalog koji želite prenijeti u račune i pritisnete tipku Prenesi u račune. Nije potrebno da evidenciju računa imate otvorenu da bi prijenos bio uspješno obavljen. Preneseni račun će u evidenciji računa biti unesen kao najnoviji, tj. kao posljednji u nizu.

Više detalja o samom unosu podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete vidjeti u poglavlju Rad s tablicama i podacima.


VRSTE PODATAKA O UREĐAJU

U ovoj tablici možete unaprijed definirati nazive pojedinih vrsta podataka o uređajima. Na primjer, za auto servis to mogu biti podaci kao "Broj šasije", "Godina proizvodnje", "Snaga motora", "Obujam motora", "Broj motora" itd. Sve ovdje unesene nazive pojedinih vrsta podataka će program automatski unijeti na list Podaci o uređaju prilikom unosa novog radnog naloga u evidenciju radnih naloga. Tamo ćete onda za svaki pojedini podatak unijeti samo njegovu vrijednost. Jedan primjer unaprijed definiranih vrsta podataka o uređajima je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Vrste podataka o uređajima


SERVIS - PODNOŽJE ZA RADNE NALOGE

U ovom dijelu programa možete unaprijed definirati bilo koji željeni dodatni tekst (komentar) koji će se pojaviti prilikom ispisa svakog pojedinog radnog naloga na pisač. Namjena ovog dijela programa je da se jednom definirani tekst uvijek ispisuje bez potrebe da se uvijek iznova ručno unosi. Jedan redak teksta u ovoj tablici će biti prikazan kao jedan redak teksta prilikom ispisa radnog naloga. Moguće je koristiti i prazne retke. Ovdje ćete najvjerojatnije unijeti neke opće uvjete o obavljanju usluge servisa, napomenu o garanciji na obavljene popravke, osigurati mjesto za potpis odgovorne osobe i slično. Jedan primjer podnožja (dodatnog teksta) radnog naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Podnožje za servisne naloge


PROIZVODI, MATERIJAL

U ovoj tablici definirate pojedine proizvode, materijal, rezervne dijelove i sve druge vrste artikala koje imate u ponudi ili koristite u poslovanju. Svaki proizvod ili materijal možete definirati prema njegovom nazivu ili šifri (kataloškom broju) kako god vam je praktičnije u poslovanju. Jedan primjer evidencije proizvoda i materijala je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Proizvodi, materijal

Za svaki definirani proizvod i materijal je potrebno popuniti barem polje Naziv ili polje Šifra. Ostala polja možete popuniti, ali nije obavezno. U polje PDV (%) unosite trenutnu propisanu stopu PDV-a. Ukoliko se stopa PDV-a promijeni novu stopu jednostavno unesite ovdje i možete nastaviti raditi dalje. U polje Cijena unosite cijenu određenog proizvoda. Cijenu možete definirati s uključenim PDV-om ili bez njega. Ukoliko cijene želite voditi s uključenim PDV-om kao što se obično radi u maloprodaji onda u tablici Postavke cijena postavku postavite na "s PDV-om". Ukoliko cijene proizvoda želite voditi bez uključenog PDV-a u stilu veleprodaje onda u Postavke cijena odaberite postavku "bez PDV-a". Podatke o pojedinim proizvodima koje ovdje definirate će program automatski povlačiti u ostale dijelove programa. Tablicu u svakom trenutku možete nadopuniti novim proizvodima. U nekim programima, kao Skladište, Skladište 2, Proizvodnja ili Proizvodnja 2 se stopa PDV-a i cijena ne koriste, pa ako koristite samo te programe onda te podatke ne morate definirati.

U stupcu Slika je za svaki proizvod ili materijal moguće definirati i njegovu sliku. Slika se unosi tako da se u stupcu Slika mišem klikne (jednostruki ili dvostruki klik) na polje u onom retku u kojem se nalazi proizvod ili materijal čiju sliku želite unijeti, a zatim se u dijalogu koji se pojavi odabere željena slika koju imate bilo gdje na računalu i pritisne Open. Program će odabranu sliku proizvoda ili materijala prenijeti u tablicu. Nakon unosa slike u tablicu samo pritisnite tipku Enter da bi se polje u koje je slika unesena zatvorilo, a naziv slike ostao upisan u tablici. Pojedinu sliku možete obrisati tako da mišem kliknete na polje čiju sliku želite obrisati, a zatim u dijalogu koji se pojavi ne odaberete nikakvu sliku nego pritisnete Cancel. Zatim u otvorenom polju u tablici jednostavno obrišete naziv slike i pritisnete Enter.

Unesene slike je moguće pregledavati tako da u stupcu Slika jednostavno mišem dođete iznad naziva slike koju želite pogledati. Program će prikazati sliku iznad koje se trenutno nalazi pokazivač miša. Jednostavnim pomicanjem miša na neku drugu sliku program će prikazati tu drugu sliku i tako dalje. Jedan primjer prikaza slike proizvoda je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Prikaz slike proizvoda


USLUGE, RADOVI

U ovoj tablici možete definirati sve usluge i radove koje imate u ponudi potencijalnim kupcima i njihove pripadajuće cijene. Sve već rečeno u vezi načina definiranja pojedinih podataka i cijena za evidenciju proizvoda i materijala vrijedi i ovdje prilikom definiranja usluga i radova i njihovih cijena. Jedan primjer evidencije usluga i radova je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Usluge, radovi


PARTNERI

U ovoj pomoćnoj evidenciji je moguće definirati osnovne podatke o poslovnim partnerima kao što su naziv (prezime i ime), adresa, mjesto, OIB (ili PDV ID), brojevi telefona itd. Mogu se unijeti podaci o tvrtkama, obrtima, fizičkim osobama, vlastitim organizacijskim jedinicama ili bilo kojem drugom subjektu s kojim surađujete. Podatak koji se obavezno mora definirati je Naziv. Ostala polja se mogu popuniti, ali nije obavezno. Podaci iz ove evidencije se koriste za brže popunjavanje podataka o poslovnim partnerima ili korisnicima vaših usluga u mnogim drugim modulima i dijelovima programa. Prednost se sastoji u tome što će program nakon izbora naziva poslovnog partnera u polju Partner ostale podatke kao što su adresa, mjesto i OIB (ili PDV ID) popuniti automatski s podacima koje ste za tog poslovnog partnera ovdje definirali, pa te podatke nećete morati unositi ručno. Evidencija poslovnih partnera se u svakom trenutku može nadopuniti s novim podacima. Jedan primjer evidencije poslovnih partnera je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Partneri


SERVISERI

U ovoj tablici možete definirati osnovne podatke o pojedinim serviserima. Obavezno je popuniti barem polje Prezime i ime gdje upisujete prezime i ime servisera. Ovdje definirane servisere ćete onda u radne naloge moći unositi jednostavnim izborom s liste bez potrebe za njihovim računim unosom.


POSTAVKE CIJENA

Ovdje možete napraviti izbor da li cijene proizvoda i usluga želite vodite s uključenim PDV-om ili bez njega. S liste je moguće odabrati vrijednost "s PDV-om" ili "bez PDV-a". Na primjer, ako želite izdavati maloprodajne račune tada cijene možete definirati i prikazivati s uključenim PDV-om, dok u slučaju izrade veleprodajnih računa cijene možete definirati i bez uključenog PDV-a. Moguće je odabrati onaj način vođenja cijena koji vam više odgovara. Ovisno o postavki koju ovdje izaberete program će tako interpretirati i cijene definirane u tablici proizvoda i tablici usluga i s tim u skladu obavljati sve izračune u računima, predračunima i ponudama. Ukoliko ovdje promijenite postavku načina vođenja cijena pritisnite tipku Enter da bi podatak ostao upisan u tablici, a zatim pritisnite tipku Pohrani da bi se nova postavka pohranila i koristila. Jedan primjer postavke načina vođenja cijena je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Postavke cijena


SERVIS - PROIZVODI I MATERIJAL UKUPNO

U ovom izvještaju možete dobiti pregled utroška svih proizvoda, materijala i rezervnih dijelova u željenom vremenskom periodu. Izvještaj se izrađuje na osnovu svih podataka unesenih u radne naloge. Za svaki proizvod, materijal i rezervni dio program prikazuje utrošak po njegovoj količini i vrijednosti. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Servis - Radni nalozi po proizvodima i materijalu


SERVIS - USLUGE I RADOVI UKUPNO

U ovom izvještaju možete dobiti pregled svih obavljenih usluga i radova evidentiranih u servisnim radnim nalozima u zadanom vremenskom periodu. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Servis - Radni nalozi po uslugama i radovima


SERVIS - PARTNERI UKUPNO

U ovom izvještaju možete dobiti pregled ukupne vrijednosti obavljenih popravaka evidentiranih u servisu grupirane po pojedinom poslovnom partneru, tj. korisniku usluge servisa. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Slika - Servis - Radni nalozi po partnerima


SERVIS - SERVISERI UKUPNO

U ovom izvještaju je moguće dobiti pregled ukupne vrijednosti obavljenih popravaka u servisu po pojedinom serviseru.


RAD S TABLICAMA I PODACIMA

Dodavanje zapisa

Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.

Umetanje zapisa

U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.

Brisanje zapisa

Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.

Unos i izmjena podataka

Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.

U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.

Redanje zapisa

Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.

Označavanje zapisa

Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.

Pretraga podataka

Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.

Ispis podataka

Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.

Pohrana podataka

Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.

"Backup" podataka

S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.

Pravilan unos brojeva

Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.

Pravilan unos datuma

U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2019. je potrebno unijeti kao 2019-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.

Pravilan unos vremena

U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).


U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo128.bmp" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.

Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo128.bmp" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.


© Programski Centar Karlovac