Programski Centar Karlovac logo

RAČUNI
program za izradu računa, predračuna i ponuda

O programu
Računi
Predračuni
Ponude
Osnovni podaci
Kartice
Izvještaji
Rad s tablicama i podacima

PROGRAM RAČUNI

Računi je program za izradu, ispis i pohranu računa (faktura), predračuna i ponuda te njihovu kasniju analizu u obliku raznih izvještaja. Osnovna karakteristika programa je jednostavnost i fleksibilnost definiranja i unosa podataka i brzina izrade svakog pojedinog računa, predračuna ili ponude. Program mogu jednako koristiti i firme i obrtnici i svi drugi korisnici te se može koristiti u svim vrstama djelatnosti bez obzira da li prodajete samo proizvode, samo usluge ili oboje. Jednom definirani proizvod, usluga, poslovni partner ili način plaćanja se onda u sve račune, predračune i ponude može unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom s liste čime se unos podataka bitno pojednostavnjuje i ubrzava. Sve proizvode i usluge je moguće unositi prema njihovom nazivu ili prema šifri (kataloškom broju) kako god je pojedinom korisniku praktičnije u poslovanju. Za svaki proizvod je moguće unijeti i njegovu sliku te na vrlo jednostavan način pregledavati unesene slike proizvoda. Cijene proizvoda i usluga je moguće definirati s uključenim PDV-om ili bez njega i tako program potpuno prilagoditi izradi maloprodajnih, veleprodajnih i svih drugih potrebnih vrsta računa. Ukoliko se u međuvremenu promijeni stopa PDV-a ili cijena nekog proizvoda ili usluge jednostavno te podatke sami promijenite u programu i nastavite raditi dalje.

Svaki napravljeni i ispostavljeni predračun i ponuda se nakon realizacije može praktično jednim klikom miša prenijeti u račune i na taj način u potpunosti izbjeći dvostruki ili višestruki unos istih podataka. Za sve račune, predračune i ponude je moguće definirati i neograničeni broj predložaka dodatnog teksta odnosno komentara i na taj način izradu i sadržaj svakog računa, predračuna i ponude u potpunosti prilagoditi načinu svog poslovanja. Svaki račun, predračun i ponudu je moguće ispisati i u eurima prema važećem tečaju eura. U programu je za bilo koji željeni vremenski period moguće napraviti brojne izvještaje o ispostavljenim računima grupirane po raznim kriterijima za njihovu lakšu analizu, a na analitičkim karticama prodaje se može kronološki pratiti tijek prodaje pojedinih proizvoda i obavljenih usluga. Svi napravljeni računi, predračuni i ponude ostaju pohranjeni i moguće ih je u svakom trenutku pregledati, promijeniti, nadopuniti, ispisati na pisač ili uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte i jednostavno poslati poslovnom partneru ili kupcu. Podatke je moguće prenijeti i u bilo koji Word ili Excel dokument.

Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:

Računi

To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.


RAČUNI

U ovom dijelu programa se izrađuju računi. Njihova izrada je u potpunosti automatizirana jer sve proizvode i usluge na račun unosite praktično jednim klikom miša, a sve potrebne izračune pojedinih stavki i ukupnog iznosa računa program obavlja automatski. Tako je praktično cijeli račun moguće napraviti za svega minutu-dvije, pohraniti ga, ispisati na pisač ili poslati elektronskom poštom kao privitak neke poruke. Proizvodi i usluge se na račun unose odvojeno što račun čini preglednijim i omogućuje kvalitetniju i detaljniju izradu raznih izvještaja o ispostavljenim računima. Računi se izrađuju na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:

Računi - Evidencija

U gornju tablicu unosite svaki pojedini račun i njegove osnovne podatke kao što su broj računa, datum i vrijeme izrade, naziv, adresa, mjesto i OIB (ili PDV ID) poslovnog partnera (kupca), način plaćanja računa, ime ili oznaku prodavača te popust (rabat) koji odobravate kupcu. Polja Vrijednost, PDV i Iznos ne trebate popunjavati jer njih program izračunava i popunjava automatski. U polje Ozn. možete upisati oznaku računa ako račun ispostavljate drugom poslovnom subjektu (R-1 ili R-2) ili ostavljate prazno. U polje Popust (%) možete unijeti postotak popusta koji se odnosi na cijeli račun. Popust koji tu definirate će biti primijenjen na sve proizvode i usluge unesene u račun. Ako popust želite definirati samo za neki određeni proizvod ili uslugu potrebno ga je unijeti u donju tablicu u stavku tog proizvoda ili usluge. Program prilikom unosa novog računa automatski popunjava polja Datum i Vrijeme sa trenutnim datumom i vremenom, a vi te podatke možete onda naknadno i promijeniti. Također, program nakon izbora sa liste naziva partnera kome ispostavljate račun (stupac Partner) automatski popunjava njegovu adresu, mjesto i OIB (ili PDV ID) s onim podacima koje ste za tog poslovnog partnera definirali u tablici Partneri.

U donjoj tablici su prikazane sve stavke onog računa koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Pojedini račun se u gornjoj tablici označava pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane. Trenutno označeni račun ima plavu boju pozadine. U donju tablicu unosite sve pojedine proizvode i usluge koje prodajete, a možete ih unositi prema nazivu ili prema šifri kako god vam je praktičnije. Prije unosa nekog proizvoda ili usluge je poželjno da on bude najprije definiran u tablici Proizvodi, odnosno tablici Usluge. Svaki proizvod ili uslugu je dovoljno definirati samo jednom, a onda u račune unositi neograničeni broj puta jednostavnim izborom sa liste čime se proces izrade računa bitno ubrzava. Za svaki proizvod ili uslugu koje unesete na račun program će automatski iz tablice Proizvodi odnosno tablice Usluge povući i pripadajuću jedinicu mjere, stopu PDV-a i cijenu tako da te podatke nećete morati unositi ručno. Još samo trebate popuniti polje Količina i eventualno Popust (%) ako nudite neki popust za određeni proizvod ili uslugu.

Unos proizvoda i usluga je međusobno odvojen da bi račun bio što pregledniji i da bi se kasnije mogli napraviti kvalitetni izvještaji o ispostavljenim računima te prodanim proizvodima i uslugama. Proizvodi se unose na list (stranicu) pod nazivom Proizvodi, a usluge na stranicu Usluge. Željena stranica se odabire jednostavnim klikom miša na naziv stranice koji se nalazi iznad nje. Primjer lista (stranice) Proizvodi je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Račun - Proizvodi

Na isti način se u račun unose i usluge. Potrebno je jednostavno odabrati stranicu Usluge klikom miša na njen naziv. Jedan primjer lista (stranice) za unos usluga je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Račun - Usluge

Kad ste unijeli sve proizvode i usluge koje ste namjeravali možete pritisnuti tipku Izračunaj ukupne iznose. Program će tada izračunati sve vrijednosti, PDV i iznose pojedinih stavki računa te vrijednost, PDV i iznos cijelog računa i to upisati u pripadajuća polja na računu (polja Vrijednost, PDV i Iznos).

U dijelu PODNOŽJE možete izabrati neko podnožje računa koje ste definirali u tablici Podnožja za račune, a možete ga unijeti ili promijeniti i ručno. Taj tekst će se na računu pojaviti ispod svih podataka prilikom njegova ispisa. Tu se obično stavlja neka napomena o plaćanju, rokovima i sl., a možete staviti i ime i prezime odgovorne osobe ili bilo koji drugi podatak koji se uklapa u vaše poslovanje.

U gornjoj tablici ne morate popuniti sve podatke ukoliko vam u trenutku izrade računa nisu potrebni, a možda niti poznati. Na primjer, ako su vam podaci o adresi ili OIB-u kupca nepoznati ili ako račun ispostavljate u maloprodaji gdje nije niti potrebno da na računu imate evidentirane sve podatke o kupcu tada te podatke ne morate niti unositi na račun.

Ovdje možete knjižiti i povratnice od kupaca na taj način što ćete unijeti jedan novi račun, a zatim ćete količine pojedinih proizvoda koje vam kupac vraća, unositi kao negativne vrijednosti tako da će na kraju i ukupni iznos računa biti negativan. Na isti način možete i stornirati račune za prodane proizvode i obavljene usluge.

Sve promjene napravljene tijekom izrade računa možete pohraniti pritiskom na tipku Pohrani, a pritiskom na tipku Ispis računa možete račun ispisati na pisač. Nakon pritiska tipke Ispis računa program će automatski kreirati datoteku ispisa i prikazati je u pregledniku. Tu datoteku možete onda ispisati na pisač ili kao privitak uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte i poslati poslovnom partneru ili kupcu. Jedan primjer ispisa računa je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Ispis računa

Pritiskom na tipku Ispis EUR možete napraviti ispis računa u eurima prema trenutno važećem ili u trenutku izrade računa važećem tečaju eura. Program za datum računa unesen u stupac Datum pronalazi u evidenciji Tečaj eura u tom trenutku važeći tečaj eura, preračunava sve iznose iz kuna u eure i prikazuje ispis računa. Jedan primjer ispisa računa u eurima je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Ispis računa u eurima

Više detalja o samom unosu podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete pronaći u poglavlju Rad s tablicama i podacima.


REKAPITULACIJA RAČUNA

U ovom izvještaju možete na jednostavan način dobiti rekapitulaciju napravljenih računa za bilo koji željeni vremenski period. Jedan primjer rekapitulacije računa je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Rekapitulacija računa


TEČAJ EURA

U ovom dijelu programa možete definirati trenutno važeći tečaj eura. Tečajevi eura koje ovdje definirate (i prošli i sadašnji) se koriste za automatski preračun kuna u eure prilikom ispisa računa, predračuna, rezervacija i ponuda u eurima. Trenutno važeći tečaj eura definirate tako da unesete datum od kada taj tečaj vrijedi i sam iznos tečaja. Pri tome i otprije definirani tečajevi ostaju pohranjeni kako bi se ispis u eurima mogao napraviti i za prije napravljene račune, predračune, rezervacije i ponude. Jedan primjer tablice za definiranje tečaja eura je prikazan na sljedećoj slici:

Tečaj eura


PODNOŽJA ZA RAČUNE

U ovom dijelu programa definirate razna podnožja računa, tj. dodatne tekstove ili komentare. Bilo koji od ovdje definiranih dodatnih tekstova možete onda u račune unositi jednostavnim izborom s liste čime ćete dodatno ubrzati izradu računa jer tekst nećete morati svaki puta ukucavati ručno. Moguće je definirati neograničeni broj predložaka dodatnog teksta i onda ih po potrebi unositi na račune. U podnožjima možete definirati neke dodatne podatke kao što su uvjeti plaćanja i dostave, broj žiro-računa, napomene o uvjetima garancije i razne druge napomene koje smatrate bitnima. Svaki dodatni tekst unesen na račun možete onda tamo dodatno i promijeniti. Na taj način možete sadržaj svakog pojedinog računa potpuno prilagoditi načinu svog poslovanja. Korištenjem unaprijed definiranih podnožja se i mogućnost grešaka uslijed tipkanja svodi na minimum. Prilikom pohrane svakog računa pohranjuje se i njegov dodatni tekst tako da korisnik u svakom trenutku može vidjeti kompletan račun koji je ispostavio kupcu. Jedan primjer podnožja za račune je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Podnožja za račune

Izrada pojedinog podnožja je vrlo jednostavna. U gornjoj tablici definirate naziv podnožja, a u donjem prostoru za unos teksta unesete tekst tog podnožja. Pritiskom na tipku Pohrani tekst podnožja se pohranjuje i onda ga uvijek možete koristiti kod izrade računa jednostavnim izborom njegovog naziva s liste.


PREDRAČUNI

U ovom dijelu programa se izrađuju predračuni. Tehnika unosa podataka u predračune je praktično ista kao i kod izrade računa, pa neće biti ponovo opisivana. Jedan primjer obrasca za izradu predračuna je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Predračuni

U dijelu PODNOŽJE možete izabrati neko podnožje (dodatni tekst) koje ste definirali u tablici Podnožja za predračune ili taj dodatni tekst možete unijeti ručno. Tako napravljeni predračun možete ispostaviti potencijalnom kupcu. Ukoliko dođe do realizacije predračuna tada taj predračun možete jednostavno pretvoriti u račun. Najprije je u gornjoj tablici potrebno odabrati (označiti) onaj predračun koji želite prenijeti u račune, a zatim pritisnuti tipku Prenesi u račune. Program će tada sve podatke iz odabranog predračuna unijeti kao novi račun u evidenciju Računi. Sve što trebate napraviti u tom novounesenom računu je eventualno promijeniti njegov broj te odabrati novo podnožje (dodatni tekst) i već imate gotov račun koji možete ispostaviti kupcu. Da bi se predračun uspješno prebacio u račune nije potrebno, a niti poželjno, da imate otvorenu evidenciju računa jer program prebacivanje u nju vrši i kada nije otvorena, a prebacivanje je vidljivo s njezinim novim pokretanjem.

Sve napravljene predračune je moguće pohraniti, ispisati na pisač ili uključiti u neku poruku elektronske pošte na isti način kao i račune. Jedan primjer ispisa predračuna je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Ispis predračuna

Pritiskom na tipku Ispis EUR moguće je trenutno odabrani predračun ispisati u eurima prema trenutno važećem ili u trenutku izrade predračuna važećem tečaju eura. Program za datum predračuna unesen u stupac Datum pronalazi u evidenciji Tečaj eura u tom trenutku važeći tečaj eura, preračunava sve iznose iz kuna u eure i prikazuje ispis predračuna. Jedan primjer ispisa predračuna u eurima je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Ispis predračuna u eurima


PODNOŽJA ZA PREDRAČUNE

Podnožja za predračune se izrađuju na isti način kao i podnožja za račune, pa neće biti posebno opisivana. Koriste se kao dodatni tekst ispod svih podataka pri izradi i ispisu predračuna.


PONUDE

U ovom dijelu programa izrađujute ponude. Tehnika unosa podataka i rada s njima je praktično ista kao i kod izrade računa, pa neće biti ponovo opisivana. Jedan primjer obrasca za izradu ponuda je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Ponude

U dijelu PODNOŽJE možete izabrati neko podnožje (dodatni tekst) koje ste definirali u tablici Podnožja za ponude ili taj dodatni tekst možete unijeti ručno. Tako napravljenu ponudu možete onda ispostaviti potencijalnom kupcu. Ukoliko dođe do realizacije ponude, tada tu ponudu možete jednostavno pretvoriti u račun. Najprije je u gornjoj tablici potrebno odabrati (označiti) onu ponudu koju želite prenijeti u račune, a zatim pritisnuti tipku Prenesi u račune. Program će tada sve podatke iz odabrane ponude unijeti kao novi račun u evidenciju Računi. Sve što u tom novounesenom računu trebate napraviti je unijeti njegov broj te eventualno odabrati novo podnožje računa (dodatni tekst) i već imate gotov račun koji možete ispostaviti kupcu. Da bi se neka ponuda uspješno prebacila u račune nije potrebno, a niti poželjno, da imate otvorenu evidenciju računa zato jer program prebacivanje vrši i kada ona nije otvorena, a prebacivanje je vidljivo s njezinim novim pokretanjem.

Sve napravljene ponude je moguće pohraniti, ispisati na pisač ili uključiti u neku poruku elektronske pošte na isti način kao i račune. Jedan primjer ispisa ponude je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Ispis ponude

Pritiskom na tipku Ispis EUR moguće je trenutno odabranu ponudu ispisati u eurima prema trenutno važećem ili u trenutku izrade ponude važećem tečaju eura. Program za datum ponude unesen u stupac Datum u evidenciji Tečaj eura pronalazi u tom trenutku važeći tečaj eura, preračunava sve iznose iz kuna u eure i prikazuje ispis ponude u eurima. Jedan primjer ispisa ponude u eurima je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Ispis ponude u eurima


PODNOŽJA ZA PONUDE

Podnožja za ponude se izrađuju na isti način kao i podnožja za račune. Koriste se kao dodatni tekst ispod svih podataka pri izradi i ispisu ponuda.


PROIZVODI, MATERIJAL

U ovoj tablici definirate pojedine proizvode, materijal, rezervne dijelove i sve druge vrste artikala koje imate u ponudi ili koristite u poslovanju. Svaki proizvod ili materijal možete definirati prema njegovom nazivu ili šifri (kataloškom broju) kako god vam je praktičnije u poslovanju. Jedan primjer evidencije proizvoda i materijala je prikazan na sljedećoj slici:

Proizvodi, materijal

Za svaki definirani proizvod i materijal je potrebno popuniti barem polje Naziv ili polje Šifra. Ostala polja možete popuniti, ali nije obavezno. U polje PDV (%) unosite trenutnu propisanu stopu PDV-a. Ukoliko se stopa PDV-a promijeni novu stopu jednostavno unesite ovdje i možete nastaviti raditi dalje. U polje Cijena unosite cijenu određenog proizvoda. Cijenu možete definirati s uključenim PDV-om ili bez njega. Ukoliko cijene želite voditi s uključenim PDV-om kao što se obično radi u maloprodaji onda u tablici Postavke cijena postavku postavite na "s PDV-om". Ukoliko cijene proizvoda želite voditi bez uključenog PDV-a u stilu veleprodaje onda u Postavke cijena odaberite postavku "bez PDV-a". Podatke o pojedinim proizvodima koje ovdje definirate će program automatski povlačiti u ostale dijelove programa. Tablicu u svakom trenutku možete nadopuniti novim proizvodima. U nekim programima, kao Skladište, Skladište 2, Proizvodnja ili Proizvodnja 2 se stopa PDV-a i cijena ne koriste, pa ako koristite samo te programe onda te podatke ne morate definirati.

U stupcu Slika je za svaki proizvod ili materijal moguće definirati i njegovu sliku. Slika se unosi tako da se u stupcu Slika mišem klikne (jednostruki ili dvostruki klik) na polje u onom retku u kojem se nalazi proizvod ili materijal čiju sliku želite unijeti, a zatim se u dijalogu koji se pojavi odabere željena slika koju imate bilo gdje na računalu i pritisne Open. Program će odabranu sliku proizvoda ili materijala prenijeti u tablicu. Nakon unosa slike u tablicu samo pritisnite tipku Enter da bi se polje u koje je slika unesena zatvorilo, a naziv slike ostao upisan u tablici. Pojedinu sliku možete obrisati tako da mišem kliknete na polje čiju sliku želite obrisati, a zatim u dijalogu koji se pojavi ne odaberete nikakvu sliku nego pritisnete Cancel. Zatim u otvorenom polju u tablici jednostavno obrišete naziv slike i pritisnete Enter.

Unesene slike je moguće pregledavati tako da u stupcu Slika jednostavno mišem dođete iznad naziva slike koju želite pogledati. Program će prikazati sliku iznad koje se trenutno nalazi pokazivač miša. Jednostavnim pomicanjem miša na neku drugu sliku program će prikazati tu drugu sliku i tako dalje. Jedan primjer prikaza slike proizvoda je prikazan na sljedećoj slici:

Prikaz slike proizvoda


USLUGE, RADOVI

U ovoj tablici možete definirati sve usluge i radove koje imate u ponudi potencijalnim kupcima i njihove pripadajuće cijene. Sve već rečeno u vezi načina definiranja pojedinih podataka i cijena za evidenciju proizvoda i materijala vrijedi i ovdje prilikom definiranja usluga i radova i njihovih cijena. Jedan primjer evidencije usluga i radova je prikazan na sljedećoj slici:

Usluge, radovi


PARTNERI

U ovoj pomoćnoj evidenciji je moguće definirati osnovne podatke o poslovnim partnerima kao što su naziv (prezime i ime), adresa, mjesto, OIB (ili PDV ID), brojevi telefona itd. Mogu se unijeti podaci o tvrtkama, obrtima, fizičkim osobama, vlastitim organizacijskim jedinicama ili bilo kojem drugom subjektu s kojim surađujete. Podatak koji se obavezno mora definirati je Naziv. Ostala polja se mogu popuniti, ali nije obavezno. Podaci iz ove evidencije se koriste za brže popunjavanje podataka o poslovnim partnerima ili korisnicima vaših usluga u mnogim drugim modulima i dijelovima programa. Prednost se sastoji u tome što će program nakon izbora naziva poslovnog partnera u polju Partner ostale podatke kao što su adresa, mjesto i OIB (ili PDV ID) popuniti automatski s podacima koje ste za tog poslovnog partnera ovdje definirali, pa te podatke nećete morati unositi ručno. Evidencija poslovnih partnera se u svakom trenutku može nadopuniti s novim podacima. Jedan primjer evidencije poslovnih partnera je prikazan na sljedećoj slici:

Partneri


NAČINI PLAĆANJA

U ovoj tablici možete definirati pojedine uobičajene načine plaćanja (gotovina, transakcijski račun, kartice itd.), pa ćete onda taj podatak u ostale dijelove programa moći unositi jednostavnim izborom s liste. Za korištenje modula za fiskalizaciju je ovdje potrebno definirati i pojedine propisane oznake načina plaćanja kako se koriste u procesu fiskalizacije, odnosno za način plaćanja gotovinom (novčanicama i kovanicama) je u polje Oznaka potrebno staviti "G", za način plaćanja nekom od kreditnih kartica je potrebno staviti oznaku "K", a za način plaćanja na žiro-račun, tj. transakcijski račun je potrebno staviti oznaku "T". Za svaki definirani način plaćanja je obavezno popuniti polja Naziv i Oznaka. Jedan primjer definiranih načina plaćanja je prikazan na sljedećoj slici:

Načini plaćanja


PRODAVAČI

U ovoj tablici je potrebno definirati osnovne podatke o pojedinim prodavačima, tj. operaterima na naplatnom uređaju. Za svakog prodavača je obavezno definirati barem njegovo prezime i ime i OIB. Umjesto prezimena i imena prodavača se može definirati bilo koja druga njegova oznaka ili šifra. OIB svakog prodavača se mora definirati jer se on koristi kod fiskalizacije računa ukoliko se koristi modul za fiskalizaciju. Jedan primjer podataka o prodavačima je prikazan na sljedećoj slici:

Prodavači


POSTAVKE CIJENA

Ovdje možete napraviti izbor da li cijene proizvoda i usluga želite vodite s uključenim PDV-om ili bez njega. S liste je moguće odabrati vrijednost "s PDV-om" ili "bez PDV-a". Na primjer, ako želite izdavati maloprodajne račune tada cijene možete definirati i prikazivati s uključenim PDV-om, dok u slučaju izrade veleprodajnih računa cijene možete definirati i bez uključenog PDV-a. Moguće je odabrati onaj način vođenja cijena koji vam više odgovara. Ovisno o postavki koju ovdje izaberete program će tako interpretirati i cijene definirane u tablici proizvoda i tablici usluga i s tim u skladu obavljati sve izračune u računima, predračunima i ponudama. Ukoliko ovdje promijenite postavku načina vođenja cijena pritisnite tipku Enter da bi podatak ostao upisan u tablici, a zatim pritisnite tipku Pohrani da bi se nova postavka pohranila i koristila. Jedan primjer postavke načina vođenja cijena je prikazan na sljedećoj slici:

Postavke cijena


KARTICE PROIZVODA

Na karticama proizvoda je moguće dobiti pregledan kronološki izvještaj o tome kada je i kome neki proizvod prodan, u kojoj količini i po kojoj cijeni. Ovdje nije potrebno unositi nikakve nove podatke jer sve kartice proizvoda program formira automatski na osnovu već postojećih podataka o izdanim računima u evidenciji računa. Kartice proizvoda se izrađuju za sve one proizvode koji su se barem jednom pojavili na nekom od ispostavljenih računa. Kartice proizvoda se inicijalno izrađuju za sve do tada ispostavljene račune, no moguće ih je napraviti i za bilo koji željeni vremenski period. Jedan primjer kartica proizvoda je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Kartice proizvoda

Pregledavanje kartica proizvoda je vrlo jednostavno. U gornjoj tablici se nalazi popis svih proizvoda koji su se barem jednom pojavili na nekom od ispostavljenih računa, a u donjoj tablici se nalazi kronologija prodaje tog proizvoda. Izborom nekog proizvoda u gornjoj tablici u donjoj tablici će se prikazati tijek njegove prodaje. Svaku odabranu karticu proizvoda je moguće jednostavno ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis kartice.


KARTICE USLUGA

Sve rečeno u vezi izrade i rada s karticama proizvoda vrijedi i ovdje u slučaju kartica usluga.


KARTICE PARTNERA

U ovom izvještaju su računi na pregledan način grupirani prema pojedinom poslovnom partneru, tj. za svakog pojedinog poslovnog partnera je moguće dobiti popis računa naslovljenih na njegovo ime. Pregled računa po svakom poslovnom partneru je moguće dobiti za bilo koji željeni vremenski period.


RAČUNI UKUPNO

Ovaj izvještaj zbraja ukupnu vrijednost, PDV i iznos svih ispostavljenih računa u zadanom vremenskom periodu. U izvještaj nije potrebno unositi nikakve nove podatke, već se on izrađuje automatski na osnovu podataka već unesenih u Račune. Nakon samog pokretanja izvještaja pojavljuje se zbirni podatak za sve ispostavljene račune, no izvještaj možete napraviti i za bilo koji željeni vremenski period, a koji može biti i samo jedan dan. Da bi izvještaj napravili za neko željeno razdoblje potrebno je da u polja Datum od i Datum do unesete početni i konačni datum razdoblja i pritisnete tipku Napravi izvještaj. Program će tada napraviti izvještaj samo za taj vremenski period. U izradu izvještaja će biti uključeni i početni i konačni datum koje ste definirali. Ako izvještaj želite napraviti samo za jedan dan tada isti datum unesite i u polje Datum od i u polje Datum do. Jedan primjer izvještaja o ukupnom iznosu svih računa u nekom vremenskom periodu je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Računi ukupno


PROIZVODI UKUPNO

Ovaj izvještaj je sličan izvještaju Računi ukupno s tom razlikom što je ovdje prikazan ukupni iznos samo prodanih proizvoda u zadanom vremenskom razdoblju. Izvještaj je koristan ukoliko želite odvojeno promatrati promet proizvoda i promet usluga u zadanom vremenskom periodu. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Proizvodi ukupno


USLUGE UKUPNO

Ovaj izvještaj je sličan izvještaju Proizvodi ukupno s tom razlikom što se ovaj izrađuje za sve obavljene usluge u zadanom vremenskom periodu.


RAČUNI PO PROIZVODIMA

U ovom izvještaju program analizira sve podatke o prodanim proizvodima te zbraja pojedine vrijednosti, PDV i iznose za svakog od njih pojedinačno i to onda prikazuje u izvještaju. Jedan primjer izvještaja o ukupnim ostvarenim iznosima po pojedinim proizvodima je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Računi po proizvodima

Isprva su podaci poredani (sortirani) prema nazivu proizvoda, no možete ih sortirati i prema šifri tako što ćete mišem pritisnuti na zaglavlje iznad stupca Šifra proizvoda. Na sličan način možete prikazane podatke sortirati i prema bilo kojem drugom stupcu, na primjer, prema iznosu tako što ćete mišem pritisnuti zaglavlje iznad stupca Iznos, pa ćete izvještaj dobiti poredan od najmanjeg do najvećeg iznosa ostvarenog po pojedinom proizvodu.


RAČUNI PO USLUGAMA

Ovaj izvještaj je sličan izvještaju Računi po proizvodima s tim što su ovdje prikazani ukupni ostvareni iznosi pojedinih prodanih usluga u zadanom vremenskom periodu.


RAČUNI PO STOPAMA PDV-a

U ovom izvještaju možete dobiti ukupni pregled ispostavljenih računa po pojedinim stopama PDV-a. Ovaj izvještaj može biti koristan ukoliko želite vidjeti koliki ukupni promet proizvoda i usluga ste imali u nekom vremenskom periodu i taj promet imati razvrstan po pojedinim stopama PDV-a. Sukladno tome eventualno možete vidjeti i koliku obvezu za PDV imate u zadanom razdoblju. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Računi po stopama PDV-a


RAČUNI PO PARTNERIMA

U ovom izvještaju se prikazuju zbirni podaci o ispostavljenim računima za svakog pojedinog partnera u željenom vremenskom periodu. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Računi po partnerima


RAČUNI PO NAČINIMA PLAĆANJA

Kriterij za izradu ovog izvještaja je način plaćanja računa i po tom kriteriju se računaju zbirni iznosi u zadanom vremenskom periodu. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Računi po načinima plaćanja


RAČUNI PO PRODAVAČIMA

Ovaj izvještaj prikazuje ukupne iznose prodaje ostvarene po pojedinom prodavaču.


PROIZVODI PO PARTNERIMA

U ovom izvještaju je moguće dobiti pregled ukupne prodaje pojedinih proizvoda po pojedinom poslovnom partneru. Na taj način možete imati precizniji uvid u to koji proizvodi su traženi od strane nekog poslovnog partnera. Izvještaj može biti napravljen za bilo koji željeni vremenski period. Jedan primjer izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Računi - Proizvodi po partnerima


USLUGE PO PARTNERIMA

Ovaj izvještaj je sličan izvještaju Proizvodi po partnerima s tom razlikom što ovaj prikazuje zbirni pregled svih obavljenih usluga po pojedinom poslovnom partneru.


RAD S TABLICAMA I PODACIMA

Dodavanje zapisa

Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.

Umetanje zapisa

U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.

Brisanje zapisa

Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.

Unos i izmjena podataka

Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.

U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.

Redanje zapisa

Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.

Označavanje zapisa

Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.

Pretraga podataka

Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.

Ispis podataka

Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.

Pohrana podataka

Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.

"Backup" podataka

S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.

Pravilan unos brojeva

Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.

Pravilan unos datuma

U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2019. je potrebno unijeti kao 2019-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.

Pravilan unos vremena

U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).


U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo128.bmp" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.

Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo128.bmp" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.


© Programski Centar Karlovac